Musim pajak biasanya merupakan waktu sibuk bagi akuntan, perencana keuangan, organisasi nirlaba, dan kelompok lain yang menawarkan bantuan pajak karena individu terburu-buru mempersiapkan dan mengajukan pajak mereka sebelum batas waktu. Di satu sisi, bulan-bulan menjelang waktu pengajuan dapat menjadi beberapa tahun yang paling menguntungkan bagi pembuat pajak dan staf mereka. Di sisi lain, dapat menjadi tantangan untuk secara akurat dan efisien mengelola masuknya janji temu pelanggan ini. Hal ini terutama berlaku jika mereka menjadwalkan pertemuan dengan cara yang lebih tradisional, yaitu melalui telepon atau email. Ini bukan hanya proses yang membosankan yang memerlukan waktu staf yang signifikan pragmatic play demo, tetapi juga melibatkan langkah-langkah tambahan yang memakan waktu, seperti mencatat janji temu dan informasi pelanggan secara manual dalam buku janji temu, kalender, spreadsheet, dan file yang terpisah.
Selain membebani tempat penjadwalan janji temu tradisional pada staf kantor, ini juga tidak memberi pelanggan cara yang nyaman untuk menjadwalkan sesi persiapan pajak mereka pada saat yang terbaik bagi mereka, seperti di luar jam kerja normal dan di pekan.
Lebih dari kebanyakan, CPA dan perencana keuangan mengetahui pentingnya mengelola informasi yang akurat. Itulah mengapa mereka menemukan solusi sempurna untuk kebutuhan pengaturan janji temu mereka dalam bentuk perangkat lunak penjadwalan online.
SOFTWARE PENJADWALAN IDEAL UNTUK MUSIM PAJAK
Dinamika perangkat lunak penjadwalan janji temu online menjadikannya pilihan yang ideal untuk sebagian besar layanan berorientasi bisnis yang memerlukan janji temu atau reservasi, seperti pembuat pajak. Sebagian besar aplikasi penjadwalan online berbasis cloud, yang berarti mereka dapat diakses dengan cara yang sama seperti perbankan online, email, dan situs jejaring sosial. Semua yang diperlukan untuk mengimplementasikan layanan ini adalah koneksi Internet, yang dimiliki sebagian besar bisnis dan individu. Karena perangkat lunak ditempatkan di server aman yang dikelola oleh penyedia layanan, tidak diperlukan perangkat keras yang mahal, pengunduhan, penginstalan, atau pemeliharaan berkelanjutan. Pengguna cukup mengakses dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan di situs Web lainnya. Intinya, penjadwalan online itu sendiri adalah situs Web yang dapat diakses melalui URL.
Fitur dapat bervariasi di antara banyak penyedia, tetapi umumnya sebagian besar menawarkan fungsionalitas seperti:
• Penjadwalan mandiri pelanggan secara online. Hal ini memungkinkan individu untuk melihat ketersediaan dan memesan janji temu mereka pada waktu yang paling nyaman bagi mereka, seperti pada malam hari atau akhir pekan.
• Pengingat email dan pesan teks otomatis. Dikirim sebelum janji persiapan pajak terjadwal, ini dapat mengurangi jumlah “tidak hadir” lebih dari 50 persen. Mereka juga dihargai oleh pelanggan
• Pilihan pembayaran online. Sistem penjadwalan dapat memberikan kemampuan kepada petugas pajak untuk menerima pembayaran secara online dengan aman dari pelanggan mereka. Seperti halnya pengingat otomatis, fitur ini juga dapat mengurangi jumlah “no-show”, karena individu cenderung membuat janji temu jika mereka sudah membayarnya.
• Pencatatan dan pelaporan. Istilah-istilah ini identik dengan akuntan dan keuangan profesional, dan sistem penjadwalan online membantu mereka mengelola data yang akurat tentang pelanggan dan berjanji kepada mereka dengan menyimpan semua informasi yang dimasukkan di satu lokasi yang mudah diakses. Beberapa bahkan menawarkan laporan standar yang dapat dibuat pengguna dengan cepat.
• Kemampuan e-pemasaran. Sebagian besar penyedia layanan sekarang berkomunikasi dengan pelanggan melalui email, buletin elektronik, dan melalui sarana online lainnya. Sistem penjadwalan online sangat ideal untuk mengelola kampanye pemasaran elektronik, karena pembuat pajak dapat mengelola email pelanggan mereka langsung di penjadwalan, bukan di spreadsheet dan file terpisah. Dan tidak hanya mudah diakses, sebagian besar alamat email akan terkini, karena pelanggan memiliki kemampuan untuk memperbaruinya saat menjadwalkan janji temu (jika berubah).